Jenis-Jenis dan bentuk-bentuk surat

JENIS-JENIS SURAT DAN BENTUK SURAT

• Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu :

1.     Tidak menggunakan kop surat

2.     Tidak ada nomor surat

3.     Salam pembuka dan penutup bervariasi

4.     Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

5.     Format surat bebas

Surat resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi :
Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

1.     Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

2.     Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

3.     Penggunaan ragam bahasa resmi

4.     Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

5.     Ada aturan format baku

• Bagian-bagian surat resmi:

1.     Kepala/kop surat

2.      

3.     Kop surat terdiri dari:

4.     Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

5.     Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

6.     Logo instansi/lembaga

7.     Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

8.     Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

9.     Hal, berupa garis besar isi surat

10. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

11. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

12. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

13. Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
Penutup surat

• Penutup surat, berisi

1.     salam penutup

2.     jabatan

3.     tanda tangan

4.     nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

5.     Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Jenis-jenis surat niaga :

1. Surat Perkenalan – surat perkenalan adalah salah satu jenis surat niaga yang secara umum merupakan media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi perusahaan. Dalam surat perkenalan memuat infomasi tentang penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli.

2. Surat Penawaran – surat penawaran merupakan surat yang diterbitkan oleh perusahaan untuk menawarkan barang yang dijual. Surat jenis ini biasanya diterbitkan oleh penjual dan ditujukan untuk calon pembeli untuk menawarkan barang atau jasa. Isi pokok dari surat penawaran adalah informasi tentang barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kualifikasi, harga, serta cara pembayaran. Untuk surat penawaran, pihak penjual harus pandai untuk menawarkan barang atau jasa yang mereka miliki menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga bisa menarik minat pembeli untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan.

3. Surat Permintaan Penawaran – Surat jenis ini dikirim oleh calon pembeli yang ditujukan kepada penjual yang secara umum berisikan permintaan penawaran suatu barang atau jasa kepada penjual. Surat permintaan penawaran ini diterbitkan karena calon pembeli tertarik dengan barang atau jasa yang diinformasikan melalui surat perkenalan. Namun, surat permintaan penawaran juga bisa dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan. Surat permintaan penawaran ini secara umum berisikan permintaan penjelasan secara detail atau rinci tentang suatu produk atau jasa yang hendak dibeli. Inti utama dari surat ini adalah nama dan harga produk, cara pembayaran serta cara pengiriman atau penyerahan barang dan juga detail lain yang dianggap perlu.

4. Surat pesanan – Surat pesanan adalah surat yang diterbitkan oelh pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli. Surat ini biasanya dibuat berdasarkan iklan ataupun surat penawaran yang memang dibutukan diperusahaan. Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak dibeli beserta harganya dan cara pembayaran. Apabila pembayaran melalui transfer bank, maka pembeli harus menyertakan bukti transfer dalam surat pesanan.

5. Surat Konfirmasi Pesanan – Surat jenis ini diterbitkan oleh penjual untuk memberitahukan pembeli perihal pesanan mereka. Inti dari surat konfirmasi pesanan adalah memberitahukan detail barang pesanan oleh pembeli seperti nama dan jenis barang, jumlah pembelian, syarat jual beli, dan juga harga barang.

6. Surat pemberitahuan pengiriman barang – Surat ini diterbitkan oleh penjual jika kedua belah pihak menyetujui transaksi jual beli tersebut. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memberitahukan pembeli bila pesanan telah siap dikirim. Surat ini juga bertujuan agar pembeli mengetahui tentang kondisi barang pesanan dan siap menerima barang tersebut. Biasanya surat jenis ini dibuat untuk pengiriman barang jarak jauh dan partai besar. Dalam surat pemberitahuan pengiriman barang dijelaskan tentang detail jenis dan jumlah barang, serta metode pengiriman yang digunakan dan perkiraan proses pengiriman barang untuk sampai ke pembeli. Surat ini juga bisa dilampiri dengan dokumen pengiriman, packing list, serta asuransi bila diperlukan.

7. Surat penolakan pesanan – Surat penolakan biasanya dikirimakan oleh penjual apabila mereka tidak bisa memenuhi permintaan pembeli karena suatu hal. Agar tidak mengecewakan pembeli, surat penolakan pesanan sebaiknya dikirimkan sesegera mungkin.

8. Surat pengadua – Surat pengaduan dikirim oleh pembeli kepada penjual karena adanya ketidaksesuaian dengan barang yang mereka terima. Ketidaksesuian tersebut bisa berupa barang rusak, kualitas dan jumlah barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

9. Surat jawaban pengaduan – apabila penjual menerima surat pengaduan, penjual urat ini adalah ucapan terima kasih untuk surat pengaduan dari pembeli serta memberikan keputusan untuk memecahkan masalah pengaduan tersebut.


10. Surat penagihan – Surat penagihan dibuat karena transaksi jual beli yang dilakukan dengan menggunakan sistem utang. Surat ini diterbitkan oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli untuk membayar utang mereka karena sudah jatuh tempo atau telah diluar perjanjian.

11. Surat pengiriman pembayaran – Apabila pembeli sudah menerima barang yang mereka pesan dan tidak ada komplain tentang barang tersebut, maka pembeli wajib untuk melakukan pembayan. Surat ini diterbitkan karena pembayaran dilakukan non-tunai. Pada surat ini perlu dicantumkan jumlah uang yang telah dibayarkan, cara pembayaran, beserta bukti pembayaran.

12. Surat pengangguhan pembayaran – surat penangguhan pembayaran dibuat atas dasar inisiatif dari pembeli karena menerima surat pengihan. Isi dari surat pengangguhan pembayaran meliputi pernyataan tentang adanya suatu hal yang membuat pembeli tidak bisa membayar sesuai dengan perjanjian. Serta dalam surat tersebut juga berisi permohonan penjadwalan ulang pembayaran yang telah dijanjikan.

13. Surat jawaban penagguhan pembayaran – surat ini dibuat oleh penjual untuk menjawab permohonan penagguhan pembayaran dari pembeli. Surat ini bisa berisikan persetujuan ataupun penolakan untuk penangguhan tersebut.

Surat dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi.[1]Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:

1.     Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2.     Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

3.     Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

4.     Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

5.     Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

Format surat tertentuJenis-jenis surat dinas:

1. Surat pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui.
2. Surat undangan
Surat undangan adalah surat yang isinya berupa pemberitahuan yang bersifat mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang agar dapat berpartisipasi dalam acara tertentu di tempat dan waktu tertentu.
3. Surat kuasa
Surat kuasa adalah surat yang isinya tentang pelimpahan wewenang dari seorang pejabat kepada seseorang atau pejabat lain yang dapat dipercaya untuk dapat bertindak mewakili orang yang memberi kuasa tersebut, dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.
4. Surat keterangan
Surat keterangan adalah surat yang isinya berguna untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu.
5. Surat memo atau nota dinas
Surat memo disebut juga sebagai nota dinas. Surat memo merupakan surat khusus yang dipergunakan secara interen dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat.
6. Surat edaran
Surat edaran dalah surat yang isinya ditujukan sebagai bentuk pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan pada beberapa orang atau kepada banyak pihak sekaligus.
7. Surat pengantar
Surat pengantar adalah jenis surat dinas yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.
8. Surat perintah
Surat perintah adalah jenis surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi / pihak yang berada di posisi / jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada pihak / instansi yang lebih rendah, agar bawahan tersebut dapat berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana dijelaskan dalam surat perintah tersebut.
9. Surat instruksi
Surat instruksi berisi perintah serta petunjuk – petunjuk yang dibuat berdasarkan pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan.
10. Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak / pejabat yang lebih tinggi posisinya untuk menugaskan kepada seorang atau sekelompok bawahan untuk dapat melakukan pekerjaan tertentu.

Surat lamaran kerja

Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.

1.     Tempat dan tanggal pembuatan surat

2.     Nomor surat

3.     Lampiran

4.     Hal atau perihal

5.     Alamat tujuan

6.     Salam pembuka

7.     Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

8.     paragraf pembuka

9.     isi surat

10. paragraf penutup

11. Salam penutup

12. Tanda tangan dan nama terang

Bentuk surat

Bentuk Surat.Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.
Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :


1. Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
Format surat :